ভ্যাট মূলত একটি হিসাবভিত্তিক ব্যবস্থা। আপনি কত ভ্যাট দিলেন, কত রেয়াত নিলেন, কত ভিডিএস কাটলেন, সবকিছুর প্রমাণ শেষ পর্যন্ত আপনার হিসাবপত্রে। তাই মূল্য সংযোজন কর ও সম্পূরক শুল্ক আইন, ২০১২-এর ধারা ১০৭ (রেকর্ডপত্র ও হিসাব সংরক্ষণ) প্রতিটি নিবন্ধিত ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এই লেখায় দেখাচ্ছি কী কী রাখতে হবে, কত দিন রাখতে হবে, আর সবচেয়ে কাজের খবর: নিজের ইআরপি বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারেই এখন এসব রাখা যায়।
কত বছর রাখতে হবে?
- সাধারণ নিয়ম (উপধারা ১): নিবন্ধিত ব্যক্তিকে কর ও অন্যান্য দায় নিরূপণের সুবিধার্থে হিসাবপত্র ৫ বছর সংরক্ষণ করতে হবে।
- মামলা বা কার্যধারা চললে (উপধারা ৩): কোনো কার্যধারা অনিষ্পন্ন থাকলে, সেটি নিষ্পত্তি না হওয়া পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট রেকর্ড রাখতে হবে, ৫ বছর পার হয়ে গেলেও।
ব্যবহারিক পরামর্শ: অডিট, দাবিনামা, আপিল বা ট্রাইব্যুনালে কোনো বিষয় চলমান থাকলে সংশ্লিষ্ট মেয়াদের ফাইল আলাদা করে চিহ্নিত রাখুন, যাতে নিয়মিত পুরনো রেকর্ড নষ্ট করার সময় ভুল করে সেগুলো চলে না যায়।
কী কী রাখতে হবে? (উপধারা ২)
| বিষয় | যা সংরক্ষণ করবেন |
|---|---|
| ক্রয় | ক্রয়ের বিবরণ ও সংশ্লিষ্ট চালানপত্র |
| বিক্রয় | বিক্রয়ের বিবরণ ও চালানপত্র |
| সমন্বয় | ক্রেডিট নোট ও ডেবিট নোট |
| ভিডিএস | উৎসে কর্তন সনদপত্র |
| আমদানি | শুল্ক সংক্রান্ত দলিলপত্র |
| উৎপাদন | উপকরণ-উৎপাদ সহগ (Input-Output Coefficient); সম্পূরক শুল্কযুক্ত পণ্যের প্রস্তুত সংক্রান্ত রেকর্ড |
| রেয়াত | মূল্য সংযোজন ও রেয়াত সংক্রান্ত দলিল |
| পরিশোধ | ট্রেজারি চালান ও জমার সমর্থনে দালিলিক প্রমাণ |
| রিটার্ন | দাখিলপত্র (মূসক-৯.১) |
| অন্যান্য | বোর্ড নির্ধারিত অন্য যেকোনো দলিল ও রেকর্ড |
আইনের সঙ্গে প্রায় ৭৫টি ফরম রয়েছে, যার মধ্যে বেশ কয়েকটি সরাসরি এই হিসাব সংরক্ষণের সঙ্গে জড়িত। তালিকাটা দেখেই বোঝা যায়, এগুলো আলাদা খাতায় হাতে-কলমে রাখা কতটা শ্রমসাধ্য।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ: উপধারা ২ক ও ইআরপি সফটওয়্যার
ধারা ১০৭-এর উপধারা (২ক) অনুযায়ী, নিবন্ধিত ব্যক্তি এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং (ERP) সফটওয়্যার বা বোর্ড নির্ধারিত মূসক সফটওয়্যারের মাধ্যমে কর সংক্রান্ত দলিল, হিসাব ও অন্যান্য রেকর্ড যথাযথ নিরাপত্তাসহ সার্ভারে সংরক্ষণ করতে পারবেন। এভাবে রাখা দলিল আইনগতভাবে গ্রহণযোগ্য প্রমাণ হিসেবে গণ্য হবে এবং মূসক কর্তৃপক্ষের কাছে ইলেকট্রনিকভাবে উপস্থাপন করা যাবে।
কেন এটা বড় খবর? “VAT with Dr Rouf” চ্যানেলের ব্যাখ্যা অনুযায়ী:
- বিধানটি গত দুই বছরে এসেছে। প্রথমবার কিছু অস্পষ্টতা ছিল, পরে তা সংশোধন হয়ে পূর্ণতা পেয়েছে;
- ইআরপি ব্যবহারের জন্য আলাদা কোনো অনুমতি বা শর্তের কথা এই উপধারায় নেই;
- অনেক প্রতিষ্ঠান হিসাব রাখতে আগে থেকেই কোনো না কোনো ইআরপি বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে। সেখান থেকেই ভ্যাটের প্রয়োজনীয় রেকর্ড তৈরি ও সংরক্ষণ করা যায়, আলাদা ম্যানুয়াল খাতার দরকার পড়ে না।
এনবিআর-অনুমোদিত ভ্যাট সফটওয়্যারের সঙ্গে পার্থক্য
এর পাশাপাশি একটি বিধি আছে, যেখানে নির্দিষ্ট সীমার (ভিডিওতে উল্লেখ: ৫ কোটি টাকা বা তার বেশি) টার্নওভারের প্রতিষ্ঠানকে এনবিআর-অনুমোদিত ভ্যাট সফটওয়্যার ব্যবহার করতে বলা হয়েছে। এমন অনুমোদিত সফটওয়্যার প্রায় ৫৪-৫৫টি, তবে কেনার পর ইনস্টলেশনের জন্য আবার অনুমোদন নিতে হয় এবং প্রক্রিয়াটি বেশ জটিল। বাস্তবে অনেক প্রতিষ্ঠান এখনো তা নেয়নি।
উপধারা (২ক) রেকর্ড সংরক্ষণের জন্য ইআরপিকে স্পষ্ট স্বীকৃতি দিয়েছে। আপনার প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে অনুমোদিত সফটওয়্যারের বাধ্যবাধকতা আলাদাভাবে প্রযোজ্য কি না, তা টার্নওভার ও সর্বশেষ বিধি দেখে যাচাই করে নিন।
ইআরপিতে ভ্যাট রেকর্ড রাখলে যা নিশ্চিত করবেন
আইন বলছে “যথাযথ নিরাপত্তাসহ”। ব্যবহারিকভাবে এর মানে দাঁড়ায়:
- প্রতিটি বিক্রয়ে সফটওয়্যার থেকে সঠিক মূসক-৬.৩ চালান তৈরি হয় (বিক্রেতা ও ক্রেতার বিআইএন, তারিখ-সময়, মূল্য ও ভ্যাট আলাদা);
- ক্রয়ের চালানপত্র, ক্রেডিট/ডেবিট নোট ও ভিডিএস সনদের স্ক্যান কপি সংশ্লিষ্ট এন্ট্রির সঙ্গে সংযুক্ত;
- এন্ট্রি পরিবর্তন বা মুছলে তার লগ (audit trail) থাকে, কে কখন কী বদলেছে দেখা যায়;
- নিয়মিত ব্যাকআপ, এবং কমপক্ষে ৫ বছরের ডেটা পুনরুদ্ধারযোগ্য;
- ব্যবহারকারীভেদে প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রিত;
- মাস শেষে সফটওয়্যারের হিসাব মূসক-৯.১ রিটার্নের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়;
- অডিটে চাইলে নির্দিষ্ট মেয়াদের রিপোর্ট ও দলিল দ্রুত ইলেকট্রনিকভাবে বের করা যায়।
বিশেষজ্ঞের বড় প্রশ্ন: আলাদা ভ্যাট হিসাবের কি দরকার আছে?
ড. রউফের মতে, ভ্যাটের জন্য এত বিস্তারিত আলাদা হিসাবপত্র রাখা অনেকটাই অপ্রয়োজনীয় ও পুনরাবৃত্তিমূলক। আয়কর নিরূপণ যদি প্রতিষ্ঠানের বিধিবদ্ধ (statutory) হিসাবের ভিত্তিতে হতে পারে, তাহলে ভ্যাট নিরূপণও সেই হিসাব থেকেই করা সম্ভব। উপধারা (২ক)-কে তিনি সেই দিকে একটি ভালো পদক্ষেপ হিসেবে দেখছেন। এটি বিশেষজ্ঞ মত ও সংস্কার প্রস্তাব, বর্তমান আইন নয়। আইন যতদিন না বদলায়, উপধারা (২)-এর তালিকা মেনেই চলতে হবে।
সংক্ষেপে করণীয়
- উপধারা (২)-এর তালিকা ধরে নিজের প্রতিষ্ঠানের একটি রেকর্ড চেকলিস্ট বানান;
- সব রেকর্ড অন্তত ৫ বছর, আর চলমান মামলার রেকর্ড নিষ্পত্তি পর্যন্ত রাখুন;
- ইআরপি থাকলে সেটিকেই ভ্যাট রেকর্ডের মূল ভাণ্ডার বানান, নিরাপত্তা ও ব্যাকআপ নিশ্চিত করুন;
- প্রতিটি ক্রয়ে সঠিক চালানপত্র সংগ্রহ করুন, কারণ ভালো সফটওয়্যারও ভুল বা অনুপস্থিত দলিল পূরণ করতে পারে না।
পেশাদার সহায়তা
আপনার ইআরপি বা অ্যাকাউন্টিং ব্যবস্থাকে ভ্যাট আইনের সঙ্গে মিলিয়ে নিতে, অথবা অডিটের আগে রেকর্ড যাচাই করাতে দেখুন vatax.bd।
প্রকাশ: আমি, খন্দকার মহসিন রকিব, VATax Advisory & Co.-এর নেতৃত্বে আছি।
সচরাচর জিজ্ঞাসা
ভ্যাটের হিসাবপত্র কত বছর রাখতে হয়?
সাধারণত ৫ বছর। কোনো কার্যধারা অনিষ্পন্ন থাকলে নিষ্পত্তি না হওয়া পর্যন্ত।
ইআরপিতে রাখা ইলেকট্রনিক রেকর্ড কি আইনগতভাবে গ্রহণযোগ্য?
হ্যাঁ। ধারা ১০৭(২ক) অনুযায়ী যথাযথ নিরাপত্তাসহ সার্ভারে সংরক্ষিত দলিল গ্রহণযোগ্য প্রমাণ এবং ইলেকট্রনিকভাবে উপস্থাপন করা যায়।
ইআরপি ব্যবহার করতে কি এনবিআরের অনুমতি লাগে?
উপধারা (২ক)-এ এমন কোনো শর্তের উল্লেখ নেই। তবে বড় টার্নওভারের প্রতিষ্ঠানের জন্য অনুমোদিত ভ্যাট সফটওয়্যার সংক্রান্ত আলাদা বিধি প্রযোজ্য কি না, তা যাচাই করুন।
কাগজের মূল কপি কি ফেলে দেওয়া যাবে?
ইলেকট্রনিক কপি সঠিক ও পূর্ণাঙ্গ হলে এবং নিরাপদে সংরক্ষিত থাকলে আইন সেটিকে প্রমাণ হিসেবে স্বীকৃতি দেয়। তবে চলমান কার্যধারা বা গুরুত্বপূর্ণ আমদানি দলিলের ক্ষেত্রে মূল কপি রেখে দেওয়াই নিরাপদ।
ভিডিওতে দেখুন
এই লেখার ভিত্তি “VAT with Dr Rouf” চ্যানেলের ৩৫১তম পর্ব: ভ্যাট আইন ধারা ১০৭ | রেকর্ডপত্র ও হিসাব সংরক্ষণ।
এই লেখা সাধারণ তথ্যের জন্য, ১৫ নভেম্বর ২০২৬ তারিখের আইন অনুযায়ী (মূল্য সংযোজন কর ও সম্পূরক শুল্ক আইন, ২০১২, ধারা ১০৭)। অনুমোদিত সফটওয়্যারের টার্নওভার সীমা ও সংখ্যা ভিডিও থেকে নেওয়া, সর্বশেষ বিধি ও এনবিআর নির্দেশনা দেখে নিন। নিজের ক্ষেত্রে সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে একজন যোগ্য পেশাদারের পরামর্শ নিন।
সূত্র: VAT with Dr Rouf (YouTube, ২৫ সেপ্টেম্বর ২০২৬); মূল্য সংযোজন কর ও সম্পূরক শুল্ক আইন, ২০১২; জাতীয় রাজস্ব বোর্ড (nbr.gov.bd)।